nurkholismadjid

Penggantian Paspor Secara Online

Ilustrasi paspor.Ilustrasi paspor.

Beberapa waktu lalu saya mencoba layanan paspor online dari Ditjen Imigrasi untuk mengganti paspor saya yang hampir habis masa berlakunya. Sebenarnya layanan ini tidak hanya untuk mengganti paspor saja, untuk pembuatan paspor baru juga bisa. Namun perlu saya sampaikan di awal, yang dimaksud dengan online di sini adalah hanya pada tahap permohonannya saja, sedangkan untuk tahap selanjutnya pemohon masih harus datang ke Kantor Imigrasi. Bahkan untuk membayar biaya paspor pun harus melalui teller Bank BNI, belum bisa membayar dengan mobile ataupun internet banking.

Permohonan

Sebelum mengajukan permohonan penggantian paspor online, ada beberapa dokumen yang perlu disiapkan untuk di-upload, yaitu:

  • KTP
  • Kartu Keluarga
  • Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah (salah satu)1
  • Paspor yang akan diganti

Semua dokumen tersebut harus di-scan dengan format file JPEG/JPG dan berukuran antara 100 Kb s/d 1800 Kb. Pastikan semua file hasil scan memenuhi dua kriteria tersebut karena sistem akan otomatis menolak jika format atau ukuran file tidak sesuai.

Jika semua dokumen yang diperlukan sudah lengkap, permohonan dapat diajukan melalui website Ditjen Imigrasi:

  1. Pada halaman beranda, pilih menu Layanan Publik -> Layanan Paspor Online
  2. Pilih menu Pra Permohonan Personal
  3. Isi formulir dengan lengkap terutama yang ditandai bintang (*)
  4. Upload file hasil scan semua dokumen
  5. Pilih Kantor Imigrasi, tidak harus sesuai dengan kota tempat tinggal yang tertera di KTP2
  6. Pilih tanggal untuk wawancara, foto dan pengambilan sidik jari

Selanjutnya, email konfirmasi akan dikirimkan ke alamat email yang didaftarkan. Email tersebut berisi link yang harus diklik sebagai konfirmasi bahwa email tersebut benar milik pemohon yang ingin mengajukan pendaftaran layanan paspor online. Di dalamnya juga terlampir file lembar Bukti Pengantar Ke Bank yang harus dicetak untuk dibawa ketika melakukan pembayaran biaya paspor di Bank BNI.

Setelah pemohon melakukan konfirmasi pendaftaran, keesokan harinya pemohon akan menerima email kedua berisi undangan untuk datang ke Kantor Imigrasi. Di dalamnya terlampir file lembar Tanda Terima Permohonan yang harus dicetak untuk dibawa ke Kantor Imigrasi sesuai tanggal yang dipilih sebelumnya. Lembar tersebut berisi catatan:

  • Membawa dokumen persyaratan asli;
  • Pakaian sopan warna bebas selain putih;
  • Membawa paspor asli bagi mereka yang melakukan penggantian karena habis masa berlaku;
  • Apabila pemohon tidak datang ke Kantor Imigrasi hingga 7 hari sejak jadwal tanggal kedatangan, maka permohonan ini akan dibatalkan secara otomatis oleh sistem SPRI;
  • Tanda Terima Permohonan ini wajib dibawa beserta bukti pembayaran dari bank (khusus Kantor Imigrasi yang melakukan pembayaran via bank) untuk mendapatkan nomor antrian;

Pembayaran Biaya Paspor

Untuk melakukan pembayaran biaya penggantian paspor, pemohon harus datang langsung ke kantor Bank BNI3 dengan membawa hasil cetak lembar Bukti Pengantar Ke Bank yang terlampir pada email konfirmasi. Pemohon tinggal menyerahkan lembar tersebut ke teller untuk diproses.

  • Biaya Paspor : Rp. 200.000,00
  • Jasa TI Biometrik : RP. 55.000,00
  • Jumlah : Rp. 255.000,00

Setelah melakukan pembayaran, pemohon akan menerima bukti pembayaran yang dilengkapi dengan stempel Bank BNI.

Wawancara, Foto, dan Pengambilan Sidik Jari

Jika proses permohonan secara online dan pembayaran biaya paspor sudah dilakukan, langkah selanjutnya adalah datang ke Kantor Imigrasi sesuai tanggal yang tertera pada undangan untuk wawancara, foto dan pengambilan sidik jari. Berdasarkan pengalaman saya, berikut ini hal-hal yang perlu disiapkan:

  • KTP, asli dan fotokopi (berukuran A4, jangan digunting)
  • Paspor lama, asli dan fotokopi (ukuran A4)
  • Kartu Keluarga, asli dan fotokopi
  • Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah, asli dan fotokopi
  • Surat rekomendasi dari kantor bagi yang sudah bekerja
  • Lembar Tanda Terima Permohonan
  • Bukti pembayaran dari BNI
  • Pulpen tinta hitam, untuk mengisi surat pernyataan
  • Materai Rp 6000 (bisa dibeli di kios fotokopi Kantor Imigrasi)
  • Lem untuk materai (bisa pinjam di kios fotokopi atau pakai ludah :P)
  • Sisir, untuk persiapan foto :D

Sampai di Kantor Imigrasi, pemohon langsung antri di antrian permohonan online.4 Serahkan lembar Tanda Terima Permohonan dan bukti pembayaran ke petugas, kemudian petugas akan memberikan map berisi formulir dan surat pernyataan. Ambil nomor antrian di mesin cetak nomor antrian (atau petugas yang akan menyerahkan nomor antrian). Sambil menunggu nomor antrian dipanggil, isi formulir dengan lengkap dan tanda tangani surat pernyataan di atas materai, kemudian masukkan ke dalam map bersama dengan semua dokumen persyaratan lainnya.

Ketika nomor antrian dipanggil, datang ke loket sesuai dengan nomor loket yang disebutkan. Serahkan map yang berisi dokumen ke petugas untuk diperiksa kelengkapannya. Jika semua dokumen sudah sesuai dengan persyaratan, petugas akan melakukan wawancara singkat dengan pemohon. Biasanya hanya ditanya mau ke mana, untuk keperluan apa, kapan, dan berapa lama. Setelah wawancara, masih di loket yang sama petugas akan mengambil sidik jari pemohon. Sepuluh jari pemohon di-scan untuk dimasukkan ke dalam database sistem informasi Kantor Imigrasi. Selanjutnya pengambilan foto dilakukan di loket yang sama juga.

Setelah wawancara, foto dan pengambilan sidik jari selesai, petugas akan memberikan lembaran untuk dibawa ketika pengambilan paspor baru. Jangan lupa tanya ke petugas jika di lembar tersebut tidak tercantum tanggal pengambilan paspor. Biasanya dalam waktu tiga hari kerja paspor baru sudah bisa diambil.

Pengambilan Paspor Baru

Pemohon harus hadir ke Kantor Imigrasi untuk mengambil paspor baru sesuai dengan tanggal yang telah diinfokan ketika proses wawancara. Untuk kedatangan ke Kantor Imigrasi kali ini dokumen yang harus dibawa hanya lembar Tanda Terima Permohonan (yang terlampir pada email konfirmasi permohonan) dan lembaran yang diberikan petugas ketika wawancara. Tidak perlu antri ketika sampai Kantor Imigrasi. Pemohon hanya perlu scan barcode lembar Tanda Terima Permohonan pada mesin barcode scanner untuk mendapatkan nomor pemanggilan kemudian menunggu nomor dipanggil di ruang tunggu. Dan ketika nomor dipanggil, datang ke loket untuk mendapatkan paspor baru.

Sebelum pulang, bagi yang ingin menyimpan paspor lamanya, pemohon bisa meminta paspor lama dari petugas loket. Petugas akan memberikan surat pernyatan yang harus ditandatangani di atas materai. Surat tersebut berisi alasan pemohon untuk menyimpan paspor lamanya. Jika sudah diisi dan ditandatangani, serahkan surat pernyataan ke petugas dan petugas akan menyerahkan paspor lama pemohon untuk dibawa pulang.

Proses pengambilan paspor ini berlangsung cukup singkat, tidak sampai satu jam saya sudah bisa pulang dengan paspor baru. Semoga ke depannya prosedur layanan paspor online bisa lebih dipersingkat dengan hanya perlu datang satu kali ke Kantor Imigrasi dan pembayaran biaya paspor juga bisa dilakukan secara online. Sebagai catatan, pengalaman saya ini berlangsung di bulan Maret 2014 di Kantor Imigrasi Bandung, bisa jadi akan berbeda untuk Kantor Imigrasi di kota lain atau prosedurnya sudah diperbarui saat Anda membaca artikel ini.


  1. Akte Kelahiran, Surat Nikah, atau ijazah diperlukan untuk dicocokkan dengan nama orang tua atau pasangan yang tertera pada Kartu Keluarga. Jadi jika memilih untuk upload ijazah, gunakan ijazah yang mencantumkan nama orang tua.

  2. Saya memilih Kantor Imigrasi Bandung walaupun KTP Jakarta Timur.

  3. Untuk saat ini hanya bisa di bank BNI saja.

  4. Antrian permohonan online berbeda dengan permohonan "manual", biasanya lebih cepat yang online